¡Hola! ¿Cómo van?
La Edición #15 de The Work Survival Guide viene con más temas, pero más cortos.
Español → 1ra parte | Inglés → 2da parte
Hello!
Issue #15 of The Work Survival Guide comes with more topics, but they are shorter.
Spanish → 1st half | English → 2nd half
VERSIÓN EN ESPAÑOL
QUÉ ESPERAR DE LA EDICIÓN DE HOY:
💭 LO QUE PIENSO DE...: La Trampa Del Modo Apaga Incendios
🔧 BANCO DE HERRAMIENTAS: Claude in Excel (mucho mejor que Copilot)
⚡ ARREGLO DE 5 MINUTOS: La Señorita Arregla-Este-Proyecto-Roto
💼 TIP DE SUPERVIVENCIA LABORAL: Siempre Manda El Email
SECCIÓN 1️⃣ - MIS PERSPECTIVAS
💭 LO QUE PIENSO DE…
La Trampa Del Modo Apaga Incendios
Cómo Las Operaciones Reactivas Se Vuelven La Norma (Y Nadie Se Da Cuenta Hasta Que Es Demasiado Tarde)
¿Conoces esa sensación cuando finalmente te sientas en tu escritorio y antes de que puedas abrir tu laptop, alguien ya está en tu puerta con un problema urgente?
Y no es solo una vez. Es todo el día. Todos los días.
No estás trabajando. Estás apagando incendios.
Apagar incendios se siente productivo. Se siente urgente. Se siente importante. Alguien tenía un problema, lo resolviste, te agradecieron, pasaste al siguiente.
Pero aquí está lo que nadie te dice: apagar incendios es caos con un título de trabajo.
¿Y la peor parte? Ni siquiera te das cuenta de que estás atrapado en eso hasta que has estado haciéndolo durante años.
● ● ●
Cómo Empieza
No empieza como caos o desorden.
Empieza como ser útil y porfa ayúdame.
Alguien tiene un problema. Lo arreglas. Están agradecidos. Te sientes útil. Lo haces de nuevo. Y otra vez. Y otra vez.
Antes de darte cuenta, eres la persona a la que todos acuden para cada problema. El que arregla todo. El que siempre tiene la respuesta.
Y se siente bien. Hasta que no.
Porque ahora estás pasando todo tu día reaccionando a problemas en lugar de prevenirlos. Estás manejando crisis en lugar de hacer tu trabajo. Estás ocupado, pero nada está mejorando realmente.
Estás atrapado en modo apaga incendios. Y todos los demás también.
● ● ●
Por Qué Nadie Se Da Cuenta
Porque apagar incendios se ve como trabajo.
Estás ocupado. Estás estresado. Estás resolviendo problemas. Te están agradeciendo. Eres visible. Te necesitan.
Desde afuera, parece que lo tienes todo dominado y bajo control.
¿Pero desde adentro? Nada de lo que estás haciendo es sostenible. No estás construyendo sistemas. No estás arreglando causas raíz. Solo estás evitando que las cosas se desmoronen una crisis a la vez.
Y en el momento en que paras, todo colapsa.
Eso es dependencia.
● ● ●
Las Señales De Que Estás Atrapado En Modo Apaga Incendios
Tu calendario es un desastre. No tienes reuniones. Tienes interrupciones. No puedes planear tu día porque nunca sabes qué crisis viene después. O si lo planeas, igual no vas a seguir ese plan.
Siempre estás en algo "urgente." Todo es una prioridad. Nada puede esperar. Tu equipo usa palabras como "para ayer" y "crítico" para cosas que en realidad no son emergencias.
No puedes tomarte un día libre. Porque si no estás ahí, las cosas no se hacen. No porque seas irreemplazable. Porque los sistemas no existen sin ti.
Estás agotado pero nada está cambiando. Estás trabajando más duro que nunca pero los mismos problemas siguen sucediendo. Estás resolviendo los mismos problemas una y otra vez.
Tu equipo sigue haciendo las mismas preguntas. Porque no hay documentación. No hay proceso. No hay entrenamiento. Solo tú, respondiendo lo mismo por décima vez este mes.
Si algo de esto te suena familiar, no estás dirigiendo. Estás corriendo con adrenalina.
● ● ●
Por Qué Es Tan Difícil Escapar
Porque apagar incendios es adictivo.
Te da retroalimentación inmediata. Gratificación inmediata. Prueba inmediata de que eres valioso.
Alguien tiene un problema. Lo arreglas. Te agradecen. Golpe de dopamina. Repites el ciclo.
Es más rápido que construir un sistema. Es más fácil que documentar un proceso. Es más visible que prevenir un problema que nunca sucede.
Y aquí está la trampa: mientras mejor te vuelves apagando incendios, más incendios se espera que apagues.
Te recompensan por resolver crisis. No por prevenirlas. Así que sigues resolviendo. Y los incendios siguen llegando.
● ● ●
El Costo Real
El modo apagar incendios no solo te quema.
No puedes escalar. Porque todo depende de ti. No puedes hacer crecer el equipo, expandir el negocio, o tomar nuevos clientes porque estás demasiado ocupado evitando que la configuración actual se desmorone.
No puedes mejorar. Porque no tienes tiempo para pensar. Siempre estás reaccionando. Nunca planeando. Nunca optimizando. Nunca construyendo.
Pierdes a la gente buena. Porque nadie quiere trabajar en modo crisis constante. ¿Las personas que realmente podrían ayudarte a construir sistemas? Se van. Y te quedas con las personas que están tan atrapadas como tú.
Te conviertes en el cuello de botella. Todo tiene que pasar por ti. Cada decisión. Cada aprobación. Cada arreglo. Querías ser necesitado. Ahora estás atrapado.
● ● ●
Cómo Saber Si Realmente Es Un Incendio
No todo problema es una emergencia.
Pero cuando estás en modo apaga incendios, todo se siente como una.
Así que aquí está la prueba:
Si no arreglamos esto ahora mismo, ¿qué pasa realmente?
Si la respuesta es "el negocio se cierra" o "perdemos al cliente" o "alguien sale lastimado," es un incendio. Deja todo y arréglalo.
Si la respuesta es "alguien se va a molestar" o "tomará más tiempo" o "nos veremos mal," no es un incendio. Es una prioridad. Manéjalo, pero no lo trates como una crisis.
La mayoría de lo que se siente urgente no lo es. Solo es ruidoso.
● ● ●
Cómo Salir
Salir del modo apaga incendios no se trata de trabajar más duro. Se trata de trabajar diferente.
Deja de ser el héroe. Cada vez que resuelves un problema tú mismo, estás entrenando a la gente a venir a ti en lugar de descubrirlo. Empieza a preguntar "¿Qué intentaste ya?" antes de intervenir.
Documenta mientras arreglas. Cada vez que resuelves un problema, escribe cómo lo hiciste. Aunque sea solo una nota rápida. Con el tiempo, esas notas se convierten en tu manual.
Construye la lista de verificación. Si estás haciendo lo mismo más de dos veces, conviértelo en un proceso. Una lista de verificación. Una plantilla. Algo que cualquiera pueda seguir sin preguntarte.
Enseña, no lo hagas por ellos. La próxima vez que alguien venga a ti con un problema que ya resolviste, no lo resuelvas de nuevo. Guíalos a través de la solución. Muéstrales dónde encontrar la respuesta la próxima vez.
Bloquea tiempo para prevenir incendios. Si siempre estás reaccionando, nunca tendrás tiempo para construir sistemas. Bloquea tiempo cada semana para trabajar en procesos, documentación, entrenamiento. Trátalo como una reunión. No negociable.
● ● ●
La Triste Realidad
No puedes apagar incendios hasta llegar a la excelencia operacional.
No puedes reaccionar hasta llegar a la estabilidad.
No puedes estar ocupado y llamarlo progreso.
En algún momento, tienes que dejar de ser la persona que salva el día y empezar a ser la persona que se asegura de que el día no necesite ser salvado.
Uno te mantiene atrapado. El otro te libera.
SECCIÓN 2️⃣ - BANCO DE HERRAMIENTAS
🤖 ¡OH IA IA! ¿QUIÉN ES LA MEJOR DE TODAS
🔧 Claude in Excel: Mucho Mejor Que Copilot
Si todavía estás usando Copilot en Excel, basta. Claude in Excel es muchísimo mejor. Más rápido. Más inteligente. Y realmente entiende lo que estás tratando de hacer.
Por qué Claude es mejor:
Construye fórmulas complejas sin decirle 7 veces
Limpia datos desordenados en segundos
Crea tablas dinámicas y gráficos que realmente tienen sentido
Explica lo que hizo para que puedas aprender y replicar
Cómo usarlo: Instala el beta de Claude in Excel como un add-in. Luego solo describe lo que necesitas en lenguaje simple. "Construye un dashboard que trackee ventas mensuales por región con formato condicional" y listo.
No más pelear con las sugerencias genéricas de Copilot. Claude lo hace bien a la primera.
Sí, amo Claude. Ya lo sabes. Pero este realmente cumple.
SECTION 3️⃣ - ARREGLO DE 5 MINUTOS
⚡ La Señorita Arregla-Este-Proyecto-Roto
¿Alguna vez te diste cuenta a mitad de camino que un proyecto estaba mal desde el principio?
Aquí te dejo unos ejercicios de reparación rápidos para cosas que estaban mal desde el día uno. Elige uno, gasta 5 minutos, sigue adelante.
Opción 1: Reinicio De 3 Minutos
Responde estas tres preguntas en viñetas:
¿Qué faltó al principio?
¿Qué suposición resultó estar mal?
¿Qué sé ahora que no sabía entonces?
● ● ●
Opción 2: Reescribe La Primera Línea
Abre el doc, plan, o notas. Reescribe la primera línea como si estuvieras empezando hoy:
"Este proyecto existe para..."
"El objetivo de esto es..."
"El éxito significa..."
Todo lo demás puede quedarse desordenado.
● ● ●
Opción 3: Quita La Restricción Original
Identifica una restricción temprana: línea de tiempo, alcance, formato, audiencia. Remuévela temporalmente y pregunta, "Si esto no fuera cierto, ¿qué cambiaría?"
No tienes que actuar sobre ello. Solo ve qué se afloja.
● ● ●
Opción 4: Arregla La Entrada, No La Salida
Identifica qué entra en la cosa: tiempo, información, energía, herramientas. Mejora uno. Una mejor plantilla. Un brief más claro. Una sesión de trabajo más corta. Un momento diferente del día.
Esto replantea el fracaso como un problema de sistemas.
● ● ●
Opción 5: Nombra El Defecto Estructural
Termina esta oración: "Esto es difícil porque _____ no era cierto al principio."
Nombrar el defecto es la mejor forma de reparación.
Algunas cosas cuestan no porque sean malas ideas, sino porque empezaron sin el apoyo correcto.
Crédito: Adaptado de INHERSIGHT The Digest
SECCIÓN 4️⃣ - TIP DE SUPERVIVENCIA LABORAL
📨 Siempre Manda El Email
Suena tonto. Pero siempre manda un email de seguimiento después de una reunión o conversación.
No una novela. No 3 párrafos. Solo una confirmación rápida:
"Hola [nombre], resumen rápido de nuestra conversación:
Necesitas [X] para [fecha]
Yo me encargo de [Y]
Siguiente paso: [Z]
Avísame si me falta algo.”
● ● ●
Por qué esto importa:
La gente se le olvida todo. La gente entiende mal. La gente tiene memoria selectiva. La gente asume que entendiste algo que no entendiste.
El email crea un registro. Exige claridad. Previene desastres de "Pensé que lo estabas haciendo tú" tres semanas después.
¿Y si alguien no está de acuerdo con tu resumen? Genial. Lo descubriste antes de la fecha límite.
Bueno chao! Hasta el martes!
Mariné Rivera P.
ConsultivEX Solutions | www.consultivexs.com
Tienes retroalimentación ó ideas. Escríbenos. Leemos todo. O responde la encuesta.
NUESTRAS PAUTAS
🔥 Nuestras historias vienen de nuestros lectores, nosotros solo escogemos las mejores.
✍️ Escrito por personas reales, para personas reales. Siempre.
📰 No hablamos de política, religión, ni de ningún tema que pueda causar que alguien se ofenda. No es lo nuestro.
🚀 La IA nos ayuda, pero no nos guía.
🌐 Siempre compartimos nuestras fuentes para poder copiar descaradamente las mejores prácticas.
🎯 No forzamos contenido. Si no hay nada valioso y que valga la pena compartir en una sección, chao la sección esa semana.
ENGLISH VERSION
WHAT TO EXPECT FROM TODAY'S ISSUE:
💭 MY THOUGHTS ON...: The Put Out Fires Trap
🔧 TOOLS BANK: Claude in Excel (way better than Copilot)
⚡ THE 5-MINUTE FIX: Little Miss Fix-This-Broken-Project
💼 WORK SURVIVAL TIP: Always Send The Email
SECTION 1️⃣ - MY INSIGHTS
💭 MY THOUGHTS ON…
The Put Out Fires Trap
How Reactive Operations Become The Norm (And Nobody Notices Until It's Too Late)
You know that feeling when you finally sit down at your desk and before you can even open your laptop, someone's already at your door with an urgent problem?
And it's not just once. It's all day. Every day.
You're not working. You're firefighting.
Putting out fires feels productive. It feels urgent. It feels important. Someone had a problem, you solved it, they thanked you, you moved on to the next one.
But here's what nobody tells you: firefighting it's chaos with a job title.
And the worst part? You don't even notice you're stuck in it until you've been doing it for years.
● ● ●
How It Starts
It doesn't start as chaos or disorder.
It starts as helpfulness and "please help me."
Someone has a problem. You fix it. They're grateful. You feel useful. You do it again. And again. And again.
Before you know it, you're the go-to person for every issue. The fixer. The one who always has the answer.
And it feels good. Until it doesn't.
Because now you're spending your entire day reacting to problems instead of preventing them. You're managing crises instead of doing your job. You're busy, but nothing is actually improving.
You're stuck in firefighting mode. And everyone else is too.
● ● ●
Why Nobody Notices
Because firefighting looks like work.
You're busy. You're stressed. You're solving problems. You're getting thanked. You're visible. You're needed.
From the outside, it looks like you have everything under control.
But from the inside? Nothing you're doing is sustainable. You're not building systems. You're not fixing root causes. You're just keeping things from falling apart one crisis at a time.
And the moment you stop, everything collapses.
That's dependency.
● ● ●
The Signs You're Stuck In Firefighting Mode
1. Your calendar is a mess. You don't have meetings. You have interruptions. You can't plan your day because you never know what crisis is coming next. Or if you do plan it, you won't follow that plan anyway.
2. You're always "urgent." Everything is a priority. Nothing can wait. Your team uses words like "ASAP" and "critical" for things that aren't actually emergencies.
3. You can't take a day off. Because if you're not there, things don't get done. Not because you're irreplaceable. Because the systems don't exist without you.
4. You're exhausted but nothing is changing. You're working harder than ever but the same problems keep happening. You're solving the same issues over and over.
5. Your team keeps asking the same questions. Because there's no documentation. No process. No training. Just you, answering the same thing for the tenth time this month.
If any of this sounds familiar, you're not leading. You're running on adrenaline.
● ● ●
Why It's So Hard To Escape
Because firefighting is addictive.
It gives you immediate feedback. Immediate gratification. Immediate proof that you're valuable.
Someone has a problem. You fix it. They thank you. Dopamine hit. Repeat the cycle.
It's faster than building a system. It's easier than documenting a process. It's more visible than preventing a problem that never happens.
And here's the trap: the better you get at firefighting, the more fires you're expected to put out.
You're rewarded for solving crises. Not for preventing them. So you keep solving. And the fires keep coming.
● ● ●
The Real Cost
Firefighting mode doesn't just burn you out.
You can't scale. Because everything depends on you. You can't grow the team, expand the business, or take on new clients because you're too busy keeping the current setup from falling apart.
You can't improve. Because you don't have time to think. You're always reacting. Never planning. Never optimizing. Never building.
You lose good people. Because nobody wants to work in constant crisis mode. The people who could actually help you build systems? They leave. And you're left with the people who are just as stuck as you are.
You become the bottleneck. Everything has to go through you. Every decision. Every approval. Every fix. You wanted to be needed. Now you're trapped.
● ● ●
How To Know If It's Actually A Fire
Not every problem is an emergency.
But when you're in firefighting mode, everything feels like one.
So here's the test:
If we don't fix this right now, what actually happens?
If the answer is "the business shuts down" or "we lose the client" or "someone gets hurt," it's a fire. Drop everything and fix it.
If the answer is "someone will be annoyed" or "it'll take longer" or "we'll look bad," it's not a fire. It's a priority. Handle it, but don't treat it like a crisis.
Most of what feels urgent isn't. It's just loud.
● ● ●
How To Get Out
Getting out of firefighting mode isn't about working harder. It's about working differently.
1. Stop being the hero. Every time you solve a problem yourself, you're training people to come to you instead of figuring it out. Start asking "What did you try already?" before you jump in.
2. Document while you fix. Every time you solve a problem, write down how you did it. Even if it's just a quick note. Over time, those notes become your playbook.
3. Build the checklist. If you're doing the same thing more than twice, turn it into a process. A checklist. A template. Something anyone can follow without asking you.
4. Teach, don't do it for them. The next time someone comes to you with a problem you've already solved, don't solve it again. Walk them through the solution. Show them where to find the answer next time.
5. Block time to prevent fires. If you're always reacting, you'll never have time to build systems. Block time every week to work on processes, documentation, training. Treat it like a meeting. Non-negotiable.
● ● ●
The Sad Reality
You can't firefight your way to operational excellence.
You can't react your way to stability.
You can't stay busy and call it progress.
At some point, you have to stop being the person who saves the day and start being the person who makes sure the day doesn't need saving.
One keeps you stuck. The other sets you free.
SECTION 2️⃣ - TOOLS BANK
🤖 OH AI AI! WHO'S THE BEST OF ALL
🔧 Claude in Excel: Way Better Than Copilot
If you're still using Copilot in Excel, stop. Claude in Excel is way better. Faster. Smarter. And it actually understands what you're trying to do.
Why Claude wins:
Builds complex formulas without telling it 7 times
Cleans messy data in seconds
Creates pivot tables and charts that actually make sense
Explains what it did so you can learn and replicate
How to use it: Install Claude in Excel beta as an add-in. Then just describe what you need in plain language. "Build a dashboard tracking monthly sales by region with conditional formatting" and done.
No more fighting with Copilot's generic suggestions. Claude gets it right the first time.
Yeah, I love Claude. You know that. But this one actually delivers.
SECTION 3️⃣ - THE 5-MINUTE FIX
⚡ Little Miss Fix-This-Broken-Project
Ever realize halfway through that a project was flawed from the start?
Here are quick repair exercises for things that were broken from day one. Pick one, spend 5 minutes, move on.
Option 1: 3-Minute Reset
Answer these three questions in bullets:
What was missing at the start?
What assumption turned out to be wrong?
What do I know now that I didn't then?
● ● ●
Option 2: Rewrite The First Line
Open the doc, plan, or notes. Rewrite the very first line as if you were starting today:
"This project exists to..."
"The goal of this is..."
"Success means..."
Everything else can stay messy.
● ● ●
Option 3: Remove The Original Constraint
Identify one early constraint: timeline, scope, format, audience. Temporarily remove it and ask, "If this weren't true, what would change?"
You don't have to act on it. Just see what loosens.
● ● ●
Option 4: Fix The Input, Not The Output
Identify what goes into the thing: time, information, energy, tools. Upgrade one. A better template. A clearer brief. A shorter working session. A different time of day.
This reframes failure as a systems issue.
● ● ●
Option 5: Name The Structural Flaw
Finish this sentence: "This is hard because _____ wasn't true at the beginning."
Naming the flaw is the best form of repair.
Some things struggle not because they're bad ideas, but because they started without the right support.
Credit: Adapted from INHERSIGHT The Digest
SECTION 4️⃣- WORK SURVIVAL TIP
📨 Always Send The Email
It sounds dumb. But always send a follow-up email after a meeting or conversation.
Not a novel. Not 3 paragraphs. Just a quick confirmation:
"Hey [name], quick recap from our conversation:
You need [X] by [date]
I'm handling [Y]
Next step: [Z]
Let me know if I'm missing anything."
● ● ●
Why this matters:
People forget everything. People misunderstand. People have selective memory. People assume you understood something you didn't.
The email creates a record. It forces clarity. It prevents "I thought you were doing that" disasters three weeks later.
And if someone disagrees with your recap? Great. You caught it early instead of after the deadline.
Alright, see you Tuesday!
Mariné Rivera P.
ConsultivEX Solutions | www.consultivexs.com
— — — — — — — — — —
Got feedback? Just reply. We read everything. Or fill out the survey.
OUR GUIDELINES
🔥 Our stories are shared by our readers; we just pick the best ones.
✍️ Written by real people, for real people. Always.
📰 We don’t talk politics, religion, or any topics that could potentially offend anyone. Not our core.
🚀 AI assists us, but doesn't drive us.
🌐 We always share our sources so we can shamelessly copy the best practices.
🎯 We don’t force content. If there’s nothing valuable and worth sharing in a section, that section is out that week.
